Co to jest alias pocztowy i jak możesz go sprytnie wykorzystać?

Alias pocztowy jest jedną z tych drobnych rzeczy, które potrafią zrobić dużą różnicę i ułatwić życie. 

Zacznijmy od tego, czym jest alias pocztowy. Według Wikipedii jest to „alternatywny identyfikator w formie adresu poczty elektronicznej, skierowany na tę samą skrzynkę poczty elektronicznej”. Brzmi zawile? Zacznijmy od końca.

Skrzynka pocztowa

Skrzynka pocztowa to nic innego, jak miejsce wydzielone na serwerze, w którym przechowywane są e-maile. Aby wiadomość mogła trafić do danej skrzynki, potrzebny jest unikalny adres wskazujący konkretne konto pocztowe znajdujące się na serwerze. Coś jak numer skrytki pocztowej, które można znaleźć w oddziałach Poczty Polskiej.

Różnica między pocztą elektroniczną a tą tradycyjną polega na tym, że jeśli nadawca wpisze na kopercie niewłaściwy numer skrytki, list trafi do innego odbiorcy. W przypadku poczty e-mail można zdecydować o tym, by wiadomości wysłane na jeden adres trafiały na konto pocztowe działające pod inny adresem.

Do tego właśnie służą aliasy pocztowe.

Jak działa alias pocztowy?

Alias pocztowy jest dodatkowym adresem przypisanym do skrzynki pocztowej, która posiada już adres e-mail. Przykładowo, właściciel sklepu internetowego Dobry But jako głównego adresu e-mail używa kontakt@dobry-but.pl. Gdy stworzy adres reklamacje@dobry-but.pl jako alias głównej skrzynki pocztowej, wiadomości wysłane na obydwa adresy będą trafiać w jedno miejsce.

Aliasy pocztowe tworzy się na serwerze. Nie trzeba być jednak administratorem, by dodać kolejny adres do swojego konta pocztowego. Tworzenie aliasów zwykle jest możliwe w panelu hostingowym.

Zobacz: Jak założyć alias w panelu WebAs

Czym nie jest alias pocztowy

Warto również wiedzieć, czym alias pocztowy nie jest:

• alias nie jest kontem pocztowym, czyli nie ma osobnego loginu i hasła ani nie wymaga własnej przestrzeni dyskowej na  serwerze.
• alias nie jest też przekierowaniem poczty. Przekierowanie działa w ten sposób, że wiadomości wysłane na konto pocztowe A są przesyłane na konto pocztowe B. Jak wspomnieliśmy, alias nie jest kontem pocztowym, a tylko dodatkowym adresem.

Jak wykorzystać alias pocztowy?

Po co właściwie tworzyć dodatkowe adresy do konta pocztowego? Choćby dla wygody. Poniżej znajdziesz kilka przykładów na to, jak aliasy mogą ułatwić życie i to nie tylko przedsiębiorcom. Zacznijmy jednak od nich.

Odbieranie poczty z adresu ogólnego

Jeśli w firmie działa ogólny adres kontaktowy (np. kontakt@dobry-but.pl), można ustawić go jako alias skrzynki pracownika.

Przykładowo, jeśli zwykle obsługą poczty zajmuje się Jan Kowalski, wiadomości wysłane na kontakt@dobry-but.pl mogą trafiać na skrzynkę j.kowalski@dobry-but.pl. Gdy pan Kowalski pójdzie na urlop, ogólny adres kontaktowy można skierować na skrzynkę innego pracownika.

Rekrutacja, konkurs, reklamacje

Aliasy ułatwiają filtrowanie poczty. W programie pocztowym można ustawić filtr oznaczający etykietą wiadomości wysłane na dany adres lub kierujący je do odpowiedniego folderu.

Gdy organizujemy konkurs i zgłoszeniami ma zajmować się pan Kowalski, może on ustawić regułę, kierującą wszystkie wiadomości wysłane pod adres konkurs@dobry-but.pl do osobnego folderu. Dzięki temu wszystkie zgłoszenia znajdą się w jednym miejscu i nie będą mieszać się z pozostałymi wiadomościami. Na podobnej zasadzie można filtrować reklamacje lub zgłoszenia wysłane przez kandydatów do pracy.

Błędy i literówki w adresie e-mail

Pomyłki mogą przydarzyć się, jeśli pracownik nosi nazwisko sprawiające trudność nadawcy. W Polsce żyją zarówno Chochołowscy jak i Hochołowscy, mamy też osoby o nazwisku Grzegrzółka. Chcąc mieć pewność, że e-mail na pewno dotrze do adresata, wystarczy utworzyć adres z błędem w nazwisku i skierować go na właściwą skrzynkę pocztową.

Podobne rozwiązanie można zastosować, gdy adresy w firmie rozdziela się kropkami. Odpowiednie aliasy spowodują, że wiadomość dotrze do odbiorcy nawet wtedy, gdy nadawca zapomni o kropce. Przykład: j.kowalski@dobry-but.pl i jkowalski@dobry-but.pl.

Innym sposobem rozwiązania problemu błędnych adresów e-mail jest funkcja catch-all. Pozwala ona na odbieranie wiadomości wysłanych pod nieistniejące adresy w danej domenie. Wszystkie e-maile trafiają wtedy pod jeden zdefiniowany wcześniej adres pocztowy.

Zobacz: Jak włączyć przechwytywanie catch-all w panelu WebAs

Ela Kornaś

Od 15 lat zajmuje się technologiami hostingowymi, domenowymi oraz związanymi z bezpieczeństwem. Odpowiada za produkty domenowe oraz certyfikaty SSL. Codzienna praca polega na zapewnianiu Ci najciekawszej na rynku oferty nazw domenowych i certyfikatów SSL. Prywatnie uwielbia tenis i bieganie.