Baza mailingowa

Baza mailingowa – to inaczej zebrana, utrzymywana i odpowiednio przechowywana baza adresów e-mail dobrowolnie podanych przez Klientów danej marki, bądź osób wchodzących w relację z nią w celu otrzymywania określonego rodzaju informacji (bieżąca oferta, cele reklamowe, aktualności, wpisy blogowe etc.).
Baza mailingowa jest wykorzystywana m.in. w kampaniach email marketingowych. Prowadząc kampanie mailingową do klientów i osób zainteresowanych Twoimi usługami musisz posiadać ich zgody, czyli dobrowolnie i świadomie zebraną chęć na przesyłanie takich informacji.

Kilka statystyk ze świata e-mail marketingu:

• 4 mld osób – globalnie korzysta z poczty elektronicznej
• 65% Polaków korzysta ze skrzynki e-mail[1]

E-mail marketing to narzędzie do komunikacji marki

Masz własną domenę i hosting. Zatem zacząłeś działalność online. Masz już swoją stronę internetową, komunikujesz usługi bądź je sprzedajesz. Posiadając skrzynkę pocztową we własnej domenie firmowej, możesz ją wykorzystać do budowania relacji z odbiorcą. Baza adresów e-mail to doskonały sposób na gromadzenie kontaktów i angażowanie odbiorców. Email marketing to powszechnie stosowany sposób wysyłania wiadomości reklamowych a także informacyjnych do klientów, czy osób, które wyraziły zgodę na ich otrzymywanie za pośrednictwem poczty elektronicznej. Jego walory doceniane są zarówno w relacji B2C jak B2B. Email marketing to jeden z podstawowych kanałów komunikacji w e-commerce. To także stosunkowo najtańszy kanał reklamowy – nie potrzebujesz dużych nakładów finansowych, aby zacząć tworzyć bazę mailingową i kierować do niej wiadomości za pośrednictwem poczty elektronicznej. Doceniana jest także bezpośredniość – Twoje wiadomości docierają wprost na skrzynkę odbiorcy.
Baza mailingowa pozwala na stały kontakt marki z Klientem. Dobrowolnie podany adres e-mail przez Klienta, to także znak dla Ciebie, że jest on zainteresowany usługami i ofertą Twojej firmy. Możesz to wykorzystać w codziennych działaniach.

Zalety email marketingu:

• stały kontakt z Klientem, osobą zainteresowaną usługami;
• możliwość prowadzenia angażującej komunikacji i tworzenia personalizowanych scenariuszy;
• komunikacja ofert promocyjnych i nowości;
• wzrost konwersji dla Twojego sklepu internetowego.

Jak tworzyć bazę mailingową?

Zaczynając przygodę z e-mail marketingiem, musisz zdobyć listę odbiorców, z którymi będziesz mógł wchodzić w relację. Pozyskiwanie adresów e-mail, może odbywać się na kilka sposobów. Możesz pozyskiwać je poprzez zapis do newsletteru, zawierając umowę czy poprzez pozostawianie maila przez osobę zainteresowaną usługami w formularzu kontaktowym. Taką formę umożliwiają również media społecznościowe. Wspólnym mianownikiem tych działań jest oczywiście wyraźna zgoda użytkownika na otrzymywanie tego typu informacji.

• pozyskiwanie adresów e-mail w ramach współpracy z dotychczasowymi klientami, którzy weszli w relację z Twoją marką;
• pozyskiwanie adresów e-mail z formularzy kontaktowych, które wyraziły chęć kontaktu z Twoją marką;
• zapis do newsletteru, który możesz zamieścić np. na swoim blogu, czy stronie internetowej;
• kampania reklamowa w mediach społecznościowych, niektóre typy reklam mogą pozwalać na gromadzenie adresów e-mail.

Segmentacja i personalizacja

Twoja baza będzie różnorodna. Wykorzystaj segmentację. Znajdź cechy wspólne dla swojej bazy. Pomoże Ci to w tworzeniu zaawansowanych scenariuszy email marketingowych. Jeżeli sprzedajesz sprzęt turystyczny, pamiętaj, że osoba, która zakupiła u Ciebie rower, a później kask będzie chętniej czytała nowinki dotyczące tej dyscypliny sportowej. Jeżeli wyślesz jej kampanie dotyczącą kajakarstwa, nie koniecznie będzie nią zainteresowana. Kluczem jest personalizacja bazy.

Tworząc bazę mailingową – pozyskując, przetwarzając i wykorzystując je musisz pamiętać o aspektach prawnych

1. Rozporządzenia o ochronie danych osobowych nakłada obowiązek informacji w jakim celu przetwarzane są dane osobowe oraz w jaki sposób będą zabezpieczone.
Pozyskują adres e-mail musisz:
– podać kontakt do administratora danych
– podać cel przetwarzania danych
– podstawę prawną na mocy której możesz przetwarzać dane
– informację, że w każdym momencie użytkownik może wypisać się z danej listy
– podać czas przechowywania danych

2. Świadczenie usług drogą elektroniczną
USTAWA z dnia 18 lipca 2002 r.o świadczeniu usług drogą elektroniczną precyzuje zasady na których może odbywać się taki proces. Znajdziemy w niej m.in. obowiązki usługodawcy związane ze świadczeniem usług drogą elektroniczną, a także zasady ochrony danych osobowych osób fizycznych korzystających z usług świadczonych drogą elektroniczną.
Artykuł 10 ustawy mówi jasno, prowadzą email marketing bezpośredni, czyli wysyłając do niego wiadomość, musimy wcześniej taką zgodę pozyskać. Dotyczy to wiadomości handlowych, rozumianych jako tzw. Informację zamówioną.
„Zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.”

Ustęp 2 natomiast precyzuje: Informację handlową uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie takiej informacji, w szczególności udostępnił w tym celu identyfikujący go adres elektroniczny.
Mamy jasne wskazanie, że prowadząc komunikację mailową polegającą na przesyłaniu użytkownikowi będącemu osobą fizyczną informacji za pośrednictwem poczty elektronicznej w sytuacji gdy są to informacje niezamówione, musimy posiadać jego zgodę.
Informacja handlowa stanie się zamówioną wówczas, gdy odbiorca wyrazi zgodę.
Wysyłka ofert niezgodnie ze wspomnianym przepisem stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2018 r. poz. 419 z późn. zm., dalej „ZNK”), na co wskazuje art. 10 ust. 3 UŚUDE.

Jak dbać o bazę mailingową?

Higiena bazy to proces, który musisz prowadzić regularnie. Pamiętaj, że ilość rekordów nie jest najważniejsza. Jeżeli chcesz budować zaangażowanie i zostać nie uznanym na spamera liczy się jakość prowadzonych działań. Higiena bazy mailingowej to często temat lekceważony przez firmy.
Przede wszystkim regularnie śledź skuteczność Twoich kampanii mailingowych. To dobry feedback, abyś mógł korygować na bieżąco swoje kampanie, a także wykorzystywać te elementy, które zadziałały. Współczynnik otwieralności (OR), współczynnik klikalności (CTR) a także prowadzone testy A/B dadzą Ci sporo informacji o jakości Twoich działań.

Jakie działania prowadzić?

• regularnie sprawdzaj rekordy swojej bazy. Zwróć uwagę, czy adresy, które posiadasz są prawidłowe. Często może zdarzyć się tak, że popełniony błąd, literówka, dodaje dany adres e-mail do bazy, ale jest nie rankującym.
• sprawdzaj współczynnik OR
• OR, czyli współczynnik otwarcia ocenia na ile osoby obecne w naszej bazie są faktycznie zainteresowane naszymi treściami. W przypadku gdy w danym okresie czasu, taki rekord nie odnotował żadnej aktywności zastanów się, czy jest sens, aby nadal dostarczać mu informację. Być może nie podjąłeś właściwych działań segmentacyjnych, a przesyłane treści nie są spersonalizowane dla tego typu odbiorcy.
• możliwość rezygnacji powinna być w widocznym miejscu
• Przykładasz dużą wagę do atrakcyjności Twojego maila. Layout, treść, grafiki. Każdy detal dopracowujesz do prefekcji. Pamiętaj, aby link do rezygnacji był dobrze widoczny. Obowiązek jego użycia jest już określony w prawie, ale zdarza się tak, że firmy sprytnie umieszczają go w mało widocznym miejscu. Nie jest to dobra praktyka. Jeżeli ktoś uzna, że Twoje treści nie są skierowane dla niego i nie będzie chciał, abyś w dalszym ciągu mi je dostarczał, będzie chciał się wypisać. Pamiętaj, jakość nie ilość.

Źródło:
[1] https://interaktywnie.com/biznes/artykuly/raporty-interaktywnie-com/email-marketing-i-marketing-automation-jak-prowadzic-skuteczna-kampanie-raport-o-trendach-w-2021-roku-261340
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/swiadczenie-uslug-droga-elektroniczna-16979921